Özel yazılım: iş akışınıza göre kurulan yönetim sistemi

Bu sayfa özel yazılım geliştirme hizmetimizi anlatıyor: hangi işler özel yazılım ister, nasıl ilerliyoruz, teslimde ne alıyorsunuz ve bütçeyi hangi kalemler belirliyor. Kurumsal yazılım, B2B yazılım ya da firmanıza özel ERP arıyorsanız aynı soruların cevabı burada.

Hazır paket mi, özel yazılım mı?

Bu kararı fiyat değil, iş akışınızın ne kadar standart olduğu belirler. Aşağıdaki tablo ilk görüşmede birlikte doldurduğumuz tablonun sadeleştirilmiş hâli.

Dürüst olalım: muhasebe, bordro ve resmî defterler için özel yazılım yazdırmak çoğu işletmede yanlış karar. Bu alanlar mevzuata sıkı bağlı ve hazır programlar bunu sizin yerinize günceller. Özel yazılımın kazandırdığı yer, mevzuattan çok sizin çalışma biçiminize bağlı operasyon tarafı.

Bu yüzden en sık önerdiğimiz yapı hibrit: muhasebe ve e-Fatura hazır programınızda kalır, sipariş, üretim, stok ve saha işleri özel panelde yürür, ikisi entegrasyonla konuşur. Böylece mevzuat güncellemelerini hazır programa bırakır, rekabet avantajınız olan akışı ise kendinize göre kurarsınız. Aynı mantık hazır bir e-ticaret altyapısı ya da hazır bir CRM için de geçerli: önce neyin hazır kalabileceğini, sonra neyin özel yazılması gerektiğini ayırıyoruz.

Hangi işler özel yazılım ister?

En sık çözdüğümüz problem şu cümleyle geliyor: "Hangi sipariş nerede, kimden ne kadar alacağımız var, bilmiyoruz." Bilgi var ama dağınık; her biri ayrı bir dosyada, ayrı bir kişinin telefonunda.

PerdePro bunun yayındaki örneği. Perde işinde her sipariş ölçü, kumaş, üretim ve montaj gerektiriyor; bu akış Excel'e ve WhatsApp'a dağıldığında siparişin hangi aşamada olduğu ve tahsilat takibi elde kalıyordu. Kurduğumuz sistemde teklif, sipariş, üretim, kumaş stoğu, tahsilat ve kargo tek panelde. Sipariş teklif → sipariş alındı → üretimde → hazır → sevkiyatta → tamamlandı aşamalarından geçiyor; kumaş kartları ve stok hareketleri siparişe bağlı, sipariş bazında kalan tutar ve bekleyen tahsilat her an görünüyor.

Benzer yapı başka sektörlerde de karşımıza çıkıyor:

• Siparişe göre üretim yapan atölyeler: mobilya, tabela, matbaa, tekstil — her sipariş farklı ölçü ve malzeme.
• Bayi ya da toptan satış yapan firmalar: bayiye özel fiyat listesi, cari hesap, sipariş portalı (B2B yazılım).
• Saha ekibiyle çalışan işletmeler: servis, montaj, bakım — görev atama, fotoğraflı iş kaydı, mobil uygulama.
• Randevu ya da kapasiteyle çalışan hizmetler: kendi ürünümüz AtlasPlan bu ihtiyaçtan doğdu; hazır bir ürünün yetmediği yerde takvim, kapasite ve hatırlatma akışı size özel kurulur.
• Müşteri ve satış süreci kendine özgü olanlar: bunu ayrıca özel CRM yazılımı sayfasında anlattık.

Hangi sistemlere bağlanabilir?

Özel yazılımın değeri çoğu zaman tek başına yaptığı işten değil, diğer sistemlerle konuşmasından gelir. Bir veriyi iki yere elle yazıyorsanız orada entegrasyon fırsatı var.

Bir entegrasyonun maliyetini en çok karşı tarafın API'sinin kalitesi belirler. Belgelenmiş, test ortamı olan bir API ile çalışmak hızlıdır; API'si olmayan eski bir programa bağlanmak ise dosya aktarımı ve ara katman gerektirir. Bu yüzden teklif öncesinde kullandığınız programların adını ve sürümünü istiyoruz.

Süreç: kapsam nasıl çıkarılıyor?

Özel yazılımda en pahalı hata yanlış şeyi doğru yazmaktır. Bu yüzden kod yazmadan önce işinizi yerinde ya da ekran paylaşımıyla izliyoruz: bir sipariş içeri girdiğinde kim neye bakıyor, hangi dosyayı açıyor, kime mesaj atıyor.

Süreyi kapsam belirliyor ve kapsam analizden önce bilinmiyor; bu yüzden ilk görüşmede kesin süre vermiyoruz, analiz sonrasında yazılı plan veriyoruz. Tüm sistemi tek seferde değil, en çok acı veren modülden başlayarak kurmayı öneriyoruz. PerdePro gibi bir sistemde bu genelde sipariş takibidir; stok ve finans onun üstüne eklenir. Brief hazırlamak isterseniz yazılım projesi briefi nasıl yazılır yazımız işinizi kolaylaştırır.

Projede sizin tarafınızdan tek bir karar verici olmasını istiyoruz; bizim tarafımızda ise analizi yapan kişi geliştirme boyunca projede kalıyor. Analizde konuşulanın tasarımcıya, tasarımın yazılımcıya kayıpsız geçmesi, özel yazılımda süreyi en çok koruyan şey. Her modülün sonunda sizin verinizle bir deneme oturumu yapıyor, onay alınmadan bir sonraki modüle geçmiyoruz.

Kaynak kod ve veri kimin?

Özel yazılım yaptırmanın asıl gerekçelerinden biri bağımsızlık. Bu yüzden kaynak kod, sunucu, veritabanı ve alan adı sizin adınıza olur. Bizimle çalışmayı bıraktığınızda sistem çalışmaya devam eder, kodu başka bir ekibe verebilirsiniz. Sözleşmede kaynak kodun ne zaman teslim edildiği ve fikrî hakların kime geçtiği açıkça yazmalı — kimle çalışırsanız çalışın bunu arayın.

Sisteminiz çalışanlarınızın ya da müşterilerinizin kişisel verisini tutacaksa KVKK kapsamında veri sorumlusu sizsiniz. Rol bazlı yetkiyle kimin hangi veriyi göreceğini sınırlıyor, kritik işlemleri kayıt altına alıyor ve sunucunun Türkiye'de mi yurt dışında mı duracağını baştan sizinle konuşuyoruz.

Özel yazılım maliyetini ne belirler?

Özel yazılımın liste fiyatı yoktur; aynı "stok programı" tarifi birbirinden çok farklı iki işi anlatabilir. Teklif karşılaştırırken bu kalemleri tek tek sorun:

• Modül sayısı ve derinliği: sipariş takibi tek modül; sipariş + üretim + stok + finans dört modül ve aralarındaki bağlar.
• Rol ve yetki yapısı: herkesin her şeyi gördüğü sistemle şube, bayi ve personel bazında yetkilendirilen sistem aynı iş değil.
• Entegrasyon sayısı: her dış sistem ayrı bir geliştirme ve test yüküdür.
• Veri aktarımı: temiz bir Excel'i aktarmak kolay; yıllardır farklı biçimlerde tutulmuş dağınık veriyi temizlemek ayrı bir iş.
• Mobil uygulama ihtiyacı: saha ekibi kullanacaksa bir mobil uygulama eklenir.
• Sürekli giderler: sunucu, yedekleme, e-Fatura entegratörü, SMS ve WhatsApp mesaj ücretleri, bakım sözleşmesi.

Hazır paketle karşılaştırırken yalnız ilk yılı değil üç yılı hesaplayın: hazır pakette kullanıcı başı abonelik her yıl ve her yeni kullanıcıyla tekrar eder, özel yazılımda ise büyük gider başta, sonrasında bakım ve sunucu kalır.

Bakım ve destek: sözleşmeye ne yazılmalı?

Yayına çıkan bir yönetim sistemi, işiniz değiştikçe değişmek zorunda. Bakım sözleşmesinde belirsiz kalan her madde ileride tartışma çıkarır. En azından şunlar yazılı olsun:

• Hata ile yeni özellik talebinin nasıl ayrıldığı
• Sistemi durduran kritik hata ile normal talep için ayrı yanıt süreleri
• Yedekleme sıklığı ve yedekten geri dönüşün kim tarafından, ne kadar sürede yapılacağı
• Güvenlik güncellemelerinin ve kullanılan kütüphanelerin güncellenmesinin kapsamda olup olmadığı
• Aylık sabit destek mi, iş başı ücret mi

Özel yazılım projelerinde sık yapılan hatalar

• Eski düzeni birebir kopyalamak. Excel'deki her sütunu ekrana taşımak, dağınıklığı yeni bir yazılıma taşımaktır. Analizin amacı, gereksiz adımları sistem kurulmadan ayıklamak.
• Kullanıcıyı sürece katmamak. Sistemi yöneticinin isteğiyle tasarlayıp sahada kullanacak kişiye hiç sormamak, canlıya geçişte en çok direnç çıkaran şey. Siparişi giren, üretimi takip eden kişi tasarım onayında olmalı.
• Her şeyi tek seferde istemek. Tüm modüllerin aynı gün canlıya çıkması hem riski hem eğitim yükünü büyütür. Bir modül oturduktan sonra diğerine geçmek, ekibin yeni düzene alışmasını da kolaylaştırır.
• Veri aktarımını son güne bırakmak. Eski veri temizlenmeden canlıya geçilirse ekip ilk gün yanlış stok ve yanlış bakiyeyle karşılaşır ve sisteme güveni kaybeder.

Bu hizmette ne teslim edilir?

• Canlıda çalışan, rol bazlı yetkilendirilmiş yönetim sistemi
• Kaynak kod — sizin erişebildiğiniz kod deposunda
• Sizin adınıza sunucu, veritabanı ve alan adı
• Otomatik yedekleme ve geri dönüş denemesi yapılmış yedek
• Aktarılmış ve kontrol edilmiş mevcut veri
• Çalışan entegrasyonlar ve her birinin hangi hesapla bağlandığının listesi
• Kullanım kılavuzu ve ekip eğitimi
• Süreç haritası ve yazılı kapsam belgesi

Teklif alırken sorun

1. Kod yazmadan önce süreç analizi yapılıyor mu, ayrı bir aşama mı?
2. İlk sürüme neyin girmediği yazılı olarak belirtiliyor mu?
3. Kaynak kod ve fikrî haklar ne zaman, nasıl devrediliyor?
4. Sunucu kimin hesabında, aylık gideri ne kadar ve kime faturalanıyor?
5. Entegrasyonların her biri teklifte ayrı kalem olarak görünüyor mu?
6. Veri aktarımı ve ekip eğitimi dahil mi?
7. Bakım sözleşmesinde yanıt süreleri yazılı mı?

Firma seçerken genel bir kontrol listesi için yazılım ajansı seçerken sorulacak sorular yazımıza bakabilirsiniz.

Neden AppFellas?

2013'ten beri yazılım geliştiren bir yazılım şirketiyiz; 16 kişilik ekibimizin 6'sı yazılımcı, 3'ü tasarımcı. Müşteri projelerinin yanında kendi SaaS ürünlerimizi — DexterGPT ve AtlasPlan — geliştirip işletiyoruz; yani yazdığımız sistemin yıllarca bakımını yapmanın ne demek olduğunu biliyoruz. Pendik Kurtköy'deki ofisimizde süreç analizini yüz yüze yapabiliriz. Görüşme için iletişim sayfasından ya da 0216 606 64 18'den ulaşabilirsiniz.