Bayilerinizden Siparişi Telefon Yerine Bir Portaldan Almak İçin Ne Gerekir?

Bayi portalı, bayilerinizin size telefon ya da WhatsApp yerine kendi şifreleriyle girip sipariş verdiği, kendilerine özel fiyatı, stok durumunu ve cari bakiyesini gördüğü bir B2B sipariş sistemidir. Bayi sayınız onlarla ölçülüyorsa ve siparişler hâlâ mesajla, fotoğrafla, Excel listesiyle geliyorsa portal size en çok zamanı ve hatayı kazandıracak yazılımdır.

Bayi portalı hangi sorunu çözer?

Telefonla ve mesajla çalışan bir toptancının bir gününü düşünün. Sabah 40 bayiden mesaj geliyor. Biri fotoğraf atmış, biri sesli mesaj bırakmış, biri geçen haftaki listeyi "aynısından" diye yollamış. Satış temsilcisi bunları tek tek ERP'ye giriyor. Öğleden sonra depo, siparişteki ürünün stokta olmadığını söylüyor. Bayi aranıyor, alternatif öneriliyor. Ay sonunda bir bayinin limitini çoktan aştığı ortaya çıkıyor.

Portal bu zincirdeki tekrar eden adımları kaldırır. Bayi stokta olanı görerek sipariş verir, fiyatı kendi iskontosuyla görür, limitini aşıyorsa sistem uyarır. Sipariş doğrudan muhasebe ya da ERP'ye düşer. Satış ekibi sipariş yazmak yerine bayiyle ilişkiye ve yeni bayi bulmaya vakit ayırır.

Bayi portalında hangi modüller olmalı?

Bunların hepsi ilk sürümde şart değil. Fiyat, stok, cari ve ERP bağlantısı çekirdektir; gerisi bayilerin gerçekten ne istediğine göre eklenir.

ERP ve muhasebe entegrasyonu neden işin kalbi?

Portalın verdiği her bilgi aslında ERP'den gelir. Fiyat, stok, cari bakiye, fatura... Portal bu bilgileri anlık ya da sık aralıklarla çekmiyorsa bayi yanlış bilgi görür. Gün içinde birkaç kez elle aktarılan stok, en yoğun saatte yanlış çıkar. Bayi bir kez stokta görünen ürünün olmadığını öğrenince portala güvenmeyi bırakır ve telefona geri döner.

Türkiye'de KOBİ'lerin yaygın kullandığı Logo, Mikro, Netsis gibi muhasebe ve ERP yazılımlarının çoğunda dışarıdan veri alıp vermeye yarayan arayüzler bulunur. Entegrasyonun zorluğu, kullandığınız sürüme ve ERP'deki verinin ne kadar düzenli olduğuna bağlıdır. Teklif almadan önce şunu netleştirin: hangi veri hangi yönde akacak (ERP'den portala mı, portaldan ERP'ye mi) ve ne sıklıkla?

Hazır B2B paketi mi, özel bayi portalı mı?

Piyasada abonelikle kiralanan hazır B2B sipariş sistemleri var. Bazı e-ticaret altyapıları da B2B modülü sunuyor. Standart bir toptan satış modeliniz varsa (ürün kataloğu, bayi grubuna göre fiyat, sipariş) hazır paket hızlı bir başlangıçtır.

Karar verirken lisans bedelinin yanında şunu sorun: süreçlerimizi pakete mi uyduracağız, paketi süreçlerimize mi? Aynı soruyu e-ticaret için hazır altyapı mı, özel yazılım mı yazısında ayrıntılı tartıştık.

Siparişe göre üretim yapan firmalarda ne değişir?

Raftan ürün satan bir toptancı için sipariş "ürün + adet"tir. Siparişe göre üreten bir firma için ise sipariş bir şartname gibidir. Ölçü, renk, malzeme, aksesuar, montaj tarihi... Bayi portalının bu bilgileri hatasız toplaması ve siparişi üretim aşamalarına bağlaması gerekir.

Perde üreticileri için geliştirdiğimiz PerdePro bu tür bir örnek. Sistem teklif, sipariş, üretim, kumaş stoğu, tahsilat ve kargoyu tek panelde topluyor; siparişin teklif aşamasından sevkiyata kadar hangi durumda olduğu ve ne kadar tahsilat beklendiği her an görünüyor. Ölçüye göre üretilen ürünlerde bayi portalı da aynı mantıkla kurulmalı. Bayi siparişi girdiği anda üretim planına düşmeli ve durumunu kendisi takip edebilmeli.

Bayileri portala nasıl alıştırırsınız?

Portal projelerinin çoğu teknik sebeple değil, bayiler kullanmadığı için başarısız olur. Bayi on yıldır telefonla sipariş veriyorsa yeni bir şifre ve ekran onun için iş yüküdür. İşe yarayan yöntemler şunlar:

• Önce en aktif birkaç bayiyle başlayın. Geri bildirimlerini toplayın, sonra herkese açın.
• İlk girişi kolaylaştırın. SMS ile tek kullanımlık kod, karmaşık şifre kuralı yok.
• Portala özel bir fayda verin. Örneğin portaldan gelen siparişlerin aynı gün sevk önceliği ya da portalda görünen bir kampanya.
• Telefonla gelen siparişi temsilci portaldan girsin. Bayi zamanla kendi siparişini kendi girmenin daha hızlı olduğunu görür.
• Kullanım verisini izleyin. Hangi bayi hiç girmedi? Onu arayıp nedenini sorun.

Teklif alırken neleri sormalısınız?

Bayi portalı teklifleri ilk bakışta birbirine benzer; farklar ayrıntıdadır. Şu soruların cevabını yazılı isteyin:

• ERP entegrasyonu teklifin içinde mi, ayrı mı fiyatlanıyor? Hangi veri hangi sıklıkla aktarılacak?
• Bayi bazında fiyat ve iskonto kurallarımızın hepsi desteklenecek mi? Desteklenmeyenler hangileri?
• Stok ve cari bilgisi ERP'den çekilemediğinde portal ne gösterecek?
• Bayi kullanıcılarının ve sipariş sayısının artması aylık maliyeti nasıl etkiler?
• Kaynak kod ve veritabanı kimin? Sözleşme bitince veriyi hangi biçimde alırız?
• Bakım, güncelleme ve hata düzeltme için ne kadar sürede dönüş yapılıyor?

Sözleşme tarafında dikkat edilecek diğer noktaları yazılım projesi sözleşmesi yazısında topladık.

Portalın işe yaradığını nasıl anlarsınız?

Açılıştan üç ay sonra şu rakamlara bakın. Siparişlerin yüzde kaçı portaldan geliyor? Telefon ve mesajla gelen sipariş sayısı azaldı mı? Stokta olmayan ürüne verilen sipariş ve iptal sayısı ne durumda? Satış ekibinin sipariş girmeye harcadığı süre ne kadar düştü? Portalı hiç kullanmayan bayiler kimler ve neden? Bu soruların cevabı, bir sonraki geliştirme adımını da belirler. Çoğu zaman en büyük kazanç yeni bir özellikten değil, kullanmayan bayileri portala almaktan gelir.

Bir bayi portalı projesi nasıl ilerler?

1. Mevcut akışın çıkarılması. Sipariş bugün nasıl geliyor, kim nereye giriyor, nerede hata oluyor?
2. Fiyatlandırma kurallarının yazıya dökülmesi. En çok zaman alan ve en çok sürpriz çıkaran adım budur; bayi bazında istisnalar genelde kimsenin yazmadığı kurallardır.
3. ERP entegrasyonunun test edilmesi. Gerçek veriyle, küçük bir ürün grubuyla.
4. İlk sürüm. Fiyat, stok, sipariş, cari. Birkaç pilot bayiyle.
5. Genişletme. Belgeler, kampanyalar, mobil uygulama, saha satış ekranı.

Kapsamı netleştirmek için yazılım projesi brief'i şablonumuzu kullanabilirsiniz. B2B satış modelinin genel mantığı için B2B iş modeli nedir yazısına, bayi ilişkilerini satış takibiyle birlikte yönetmek istiyorsanız CRM yazılımı sayfamıza bakın. Bayi portalı ve sipariş sistemini kendi iş akışınıza göre nasıl kurduğumuzu özel yazılım sayfasında anlattık. Akışınızı birlikte çıkarmak isterseniz bize yazın.